Der Inhaber der TUGRAZonline-Funktion Inventar-Beauftragte ist zuständig für das Inventar der jeweiligen Einrichtung an der TU Graz. Diese Person hat insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die Etiketten angebracht und die Daten (Standort, Garantie) eingetragen bzw. aktuell gehalten werden.

1. Die im UGB festgelegte € 400,- Regelung ist und war an der TU nie Gegenstand der Inventarisierung; vielmehr wird von der Leitung der Universität festgelegt, welcher Gegenstand unter oder über diesen Betrag zu inventarisieren ist.
2. Inventarisiert werden nur bewertete Anlagen mit einer Mindestlebensdauer von 3 Jahren. EDV/AV-Anlagen gehören i.d.R. zu dieser Gruppe. In Ausnahmefällen haben derartige Anlagen auch eine längere Lebensdauer. Anlagen mit kürzerer Lebensdauer werden nicht inventarisiert. Nach Ablauf der Nutzungsdauer verbleiben sie mit Wert € 0,- bis zur Deinventarisierung im Inventar.
3. Alle Handys werden rückwirkend ausgehoben und nachträglich inventarisiert, da pro Person nur ein Diensthandy vorgesehen ist. PDAs fallen nicht unter diese Regelung und werden ohnehin inventarisiert.
4. Anlagen, die aus mehreren Einzelgeräten zusammengestellt wurden (Linux-Cluster, Beschallungsanlagen, Meßapparaturen etc.) sind weiterhin als eine Anlage zu führen. Die Einzelkomponenten müssen nicht einzeln inventarisiert werden. Der Austausch defekter Teile erfolgt im Rahmen der Garantie oder danach als Aufwendung im Rahmen der Instandhaltung. Einzelgeräte sind nur dann extra zu inventarisieren, wenn sie auch einzeln, d.h. ohne weitere Komponenten verwendbar sind.
5. Im Rahmen der Garantie getauschter Anlagen verlängert sich die Nutzungsdauer, nicht jedoch die Dauer der Garantie. Erfolgt der Austausch mit Gebrauchtteilen (refurbished = generalüberholt), so ist die Nutzungsdauer nicht verlängerbar.
6. Eine Hinzu-Inventarisierung zu einer bestehenden Anlage erfolgt nur, wenn die Erweiterung ca. 1/3 vom Einstandswert ausmacht und die Nutzungsdauer durch die Erweiterung entsprechend verlängert wird. Es muß durch die Erweiterung der Anlagenwert wesentlich erhöht werden.
7. Defekte Geräte sind als Inventar zu führen, solange sie an der TU verfügbar sind.

Für Inventargegenstände, die den Organisationseinheiten von Dritten (z.B. FWF, Bundesmobiliendepot, Artothek des Bundes, aus dem Privateigentum von Universitätsangehörigen) zur Verfügung gestellt werden und in deren Eigentum verbleiben, finden die Inventarisierungsrichtlinien keine Anwendung.

Von den Organisationseinheiten sind die entsprechenden Gegenstände mit speziellen Fremdinventaretiketten (erhältlich im Büroservice) zu versehen und im TUGRAZonline unter TU Graz-fremdes Inventar einzutragen.

Die Überführung in den Sachgüteraustausch gibt es seit 1.1.2004 nicht mehr. Die Vorsehung zur Ent-Inventarisierung (Ausscheidung) erfolgt nunmehr durch die Inventarbeauftragten der Institute.

In Belangen von EDV-Inventar erhalten sie Unterstützung beim ZID, d.h. die entsprechenden Gegenstände werden vom ZID bewertet, um dann entweder im Rahmen der Nachhaltigkeit weiter verwendet oder einer Entsorgung zugeführt zu werden.

Das Anlagen-Anmerkungsfeld im TUGonline sollte dabei unbedingt für Hinweise zur Deinventarisierung genutzt werden! Die Abteilung Rechnungswesen ist für den Vorgang verantwortlich und verwalten die so gekennzeichneten Gegenstände. Deinventarisierte Anlagen dürfen nicht an der TU gelagert werden.

Ein Gegenstand wird nur dann ausgeschieden, wenn er gestohlen, verkauft oder aus dem Wirkungsbereich der TU Graz entfernt wird (z.B. entsorgt, verschrottet, ...); ansonsten bleibt er mit dem Wert € 0,- im SAP, wenn die Abschreibungsdauer erreicht wurde.

Sämtliche vom ZID zentral angeschaffte und eingesetzte Hardware für die Lernzentren und Verwaltungseinrichtungen wird in regelmäßigen Zyklen erneuert. Die Gebrauchtgeräte werden im Rahmen der Nachhaltigkeit am ZID gereinigt, getestet und die Kleinrechner evtl. mit Speichermodulen und einer neuen Festplatte aufgerüstet, um dann weiterhin als Laborgeräte im Campusbereich Verwendung zu finden. Stark veraltete und bereits deinventarisierte aber noch funktionierende Hardware wird teilweise humanitären Einrichtungen oder gemeinnützigen Vereinen zur Verfügung gestellt. Defekte Geräte werden deinventarisiert und fachgerecht entsorgt.

Der Transport dieser Geräte kann und die fachgerechte Entsorgung von Geräten aus Einrichtungen der TU Graz wird bis zum Inkrafttreten neuer gesetzlicher Bestimmungen durch die Abteilung Gebäude und Technik erfolgen und ist von den Instituten mit dieser selbst zu organisieren.

Werden inventarisierte Gegenstände gestohlen, so ist eine polizeiliche Diebstahlsanzeige in Absprache mit der Abteilung Rechnungswesen vorzunehmen, die den weiteren Vorgang koordiniert. Der Gegenstand wird als Folge im Inventar des TUGRAZonline als entwendet markiert.