Aus Mitteln des ZID können ausschließlich Reparaturen von inventarisierten und mit Zustimmung des ZID angeschaffte EDV-Geräte bezahlt werden. Es werden jedoch i.d.R. keine Reparaturen von Druckern finanziert, insbesondere wenn das Gerät nicht dem Standard entspricht. Weiterhin werden nur Kleinrechner der Firmen unterstützt, welche bei Ausschreibung der BBG oder des ZID den Zuschlag erhalten haben. Bei Workstations und Notebooks wird nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten entschieden, da dem Kauf i.d.R. uneingeschränkt vom ZID zugestimmt wurde.

Private Geräte - in dienstlicher Verwendung - u.ä. sind von der Reparatur ausgenommen. In dringenden Fällen können gegebenenfalls Leihgeräte für die Dauer der Reparatur bereitgestellt werden.

Vor jeder Reparatur ist Rücksprache mit dem ZID zu halten, um nähere Hinweise über eine Reparaturabwicklung, mögliche Fehlerursachen, sowie Vorschläge in Bezug auf entsprechende Reparaturfirmen einzuholen. Auf noch bestehende Gewährleistungs- und Garantiezeiträume ist besonders zu achten. Die Reparaturabwicklung hat selbständig durch die Institute zu erfolgen. Die detaillierte Rechnung ist auf das jeweilige Institut auszustellen und hat den Vermerk "Reparatur" bzw. "Austauschreparatur" zu enthalten. Nach durchgeführter Reparatur, Wiederinbetriebnahme und Überprüfung des Gerätes sind Rechnung und Reparaturfondsantrag, der die Inventarnummer des defekten Gerätes zu enthalten hat, an den ZID zu senden.

Als Ersatz während einer Reparatur oder auch zur zwischenzeitlichen Leihstellung sind diverse Geräte vorrätig und beim Technischen Dienst zu entlehnen.

Der Technische Service des ZID hat ein modernes Gerät zum Testen von Speicher-Modulen, um eine Fehlereingrenzung zu betreiben. Viele Hersteller geben auf ihre Module "lebenslang" Ersatzgarantie, so dass sie diese auch nachweislich beanspruchen können.