Um mit dem Medium „E-Mail“ umzugehen, benötigt man Zugang zu E-Mail-Servern (incoming und outgoing) und einen E-Mail-Client (ein Programm, mit dem Sie Ihre E-Mails bearbeiten), die Aufgaben dieser beiden Programme sind völlig unterschiedlich.
Zu beachten ist auch, daß Sie nicht gleichzeitig mit mehreren (unterschiedlichen) Clients zugreifen sollten, da dabei die Datei, in der gespeichert wird, welche E-Mails Sie bereits gelesen haben, defekt werden kann, wodurch Sie dann gar nicht mehr zugreifen können bis das von den Postmastern repariert (oder gelöscht) wird.
Wir unterscheiden bei Instituts-E-Mail-Servern zwischen „realen Servern“ (es existiert eine Hardware am Institut, auf der eine E-Mail-Server-Software läuft) und „virtuellen Servern“, die nur in TUGRAZonline (bzw. den Mailgates) „existieren“.