• Um das System benutzen zu können brauchen Sie zuerst einen TUGRAZonline-Account (Benutzername und Paßwort), den Sie sich selbst mittels TAN (diese bekommen Sie vom TUGRAZonline-Beauftragten Ihrer Organisation) in TUGRAZonline einrichten können.
• Mit diesem TUGRAZonline-Account können Sie sich dann über Ihre TUGRAZonline-Visistenkarte eine E-Mail-Adresse, die bestimmten Regeln (Kombination aus Vor- und Nachnamen) unterliegt, unter „Bearbeitung“ in der Zeile TU Graz E-Mail auswählen. Der E-Mail-Account wird dadurch automatisch angelegt.
  Welche der angebotenen E-Mail-Adressen Sie auswählen ist ganz alleine Ihre Entscheidung, eine Änderung ist dann aber (derzeit) nicht mehr vorgesehen (siehe auch den nächsten Punkt). Es gibt auch keine Garantie, daß vorname.nachname nicht schon an eine andere Person vergeben wurde, d.h. Institutsrichtlinien wie „wir verwenden alle vorname.nachname“ sind sinnlos!
• Wenn diese Adresse z.B. durch Heirat nicht mehr den Regeln entspricht, können Sie eine neue zusätzliche E-Mail-Adresse aussuchen (dazu muß zuvor - z.B. von der Personalabteilung - der Nachname in TUGRAZonline aktualisiert worden sein). Die alte Adresse funktioniert weiter (es können aber maximal 2 Adressen gültig sein, d.h. wenn das öfter vorkommt, müssen Sie bei Bedarf eine alte Adresse löschen lassen).
  Die Adressänderung ist von Ihnen in Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte im Punkt „Ressourcen - Accountstatus“ durchzuführen. Beide Adressen zeigen dabei auf die gleiche Mailbox, d.h. es ist keine Weiterleitung notwendig (würde im Gegenteil sogar zu einer Schleife führen), auch die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Client bleiben gleich (der Username wird ja nicht geändert), nur die Absenderadresse (und den Realnamen) müssen Sie in allen Programmen - wie E-Mail-Client (auch Webmail), News, ... - selbst korrigieren.
• Nach Beendigung des Dienst- oder Rechtsverhältnis zur TU Graz werden die Daten und der E-Mail-Account (also auch Weiterleitungen etc.) gelöscht, Bedienstete können für 6 Monate in der Fehlermeldung, die für die dann ungültige E-Mail-Adresse versandt wird, eine neue Adresse zurück senden lassen.
• Bei Privatnutzung der E-Mail-Adresse sollten diese E-Mails in eindeutig bezeichnete Ordner („privat“, „private“, ...) verschoben werden.

• Sie benötigen ebenfalls einen TUGRAZonline-Account — die für die Einrichtung notwendige TAN bekommen Sie vom Studienservice. Im Zuge des Einrichtens dieses TUGRAZonline-Accounts wird auch ein E-Mail-Account angelegt.
  Seit WS05/06 ist die E-Mail-Adresse nicht mehr automatisch username@sbox.TUGraz.at sondern kann aus mehreren Vorschlägen (bestehend aus Teilen des Vornamens und dem Nachnamen - z.B. nachname@student.TUGraz.at oder vorname.nachname@student.TUGraz.at) gewählt werden (auch bestehende sbox-E-Mail-Adressen können in das neue System umgestellt werden).

  Beispiel:
  k.testerl@student.TUGraz.at oder koarl.testerl@student.TUGraz.at

• Wenn von der Studienabteilung eine Änderung des Nachnamens eingetragen wird, dann kann man über den Postmaster eine Änderung der Adresse beantragen (= aktuell; geplant: dann bekommt man bei der nächsten Einwahl in TUGRAZonline die Möglichkeit angeboten die E-Mail-Adresse zu ändern).
  Die alte Adresse ist dann aber nicht mehr gültig - beachten Sie also, daß die Reply-Adresse in all Ihren E-Mail-Clients (auch Webmail) von Ihnen geändert werden muß (vergessen Sie dabei nicht auf die Änderung Ihres Real-Namens!)
• Die private Nutzung ist erlaubt, solange sie nicht gegen die BBO und die ergänzenden Richtlinien verstößt (z.B. unmäßige Verwendung für private Zwecke oder persönliche Geschäfte, Behinderung anderer Benutzer, etc.)
• Wenn man sein Studium nicht verlängert, wird der Account für 3 Semester deaktiviert.

• Auch hier benötigt man einen persönlichen Benutzernamen und muß dem Absolventenverein alumniTUGraz 1887 beitreten (im ersten Jahr nach Abschluß des Studiums übernimmt die TU Graz die Kosten und man wird automatisch Mitglied), dann kann man über das alumni-Profil in TUGRAZonline eine alumni-E-Mail-Adresse anlegen.
• Bei bestehenden Studierendem-Account bekommt man keine neuen Zugangsdaten, es bleibt bis auf die E-Mail-Adresse alles gleich - wichtig ist, daß man jeden (E-Mail-)Client (auch Webmail) aber nun umkonfigurieren muß, da sonst eine falsche Adresse als Absenderadresse verwendet wird.
• Wenn man aus dem Absolventenverein wieder ausscheidet, dann wird der Zugang zu den E-Mails gesperrt und die E-Mails gelöscht.
• Weiterleitungen von der Studierenden- zur Absolventenadresse (oder umgekehrt) sind nicht mehr notwendig (im Gegenteil: das wäre kontraproduktiv), da beide Adressen auf die gleiche Inbox zeigen!

Funktionsbezogene (generische) E-Mail-Boxen (z.B. Office.Institut@TUGraz.at) können nur zentral eingerichtet werden, sind aber auf keinen Fall dafür gedacht, Personen, die sonst keine E-Mail-Adresse der TU Graz bekommen, eine solche zu geben!