Der Webmail-Server stellt die E-Mails für sie in einer browserbasierten Benutzeroberfläche dar. Die E-Mails selbst liegen weiterhin auf dem Mail-Server der TU Graz.

Zusätzlich bietet Horde-Webmail noch folgende Funktionen:

• persönlicher Kalender
• persönliches Adressbuch
• Notizen
• Aufgaben
• Filter-Funktion (z.B Abwesenheit) können nur über Webmail definiert werden!

Diese Daten werden auf redundanten Datenbankservern gespeicher und sind unabhängig vom IMAP-Server.

Weiters können anderen Accounts über Webmail auch Rechte auf persönliche E-Mails (Foldersharing) oder Kalender, Notizen und Aufgaben gewährt werden.

Um sich unter https://webmail.tugraz.at/ anzumelden müssen Sie lediglich den korrekten E-Mail-Server auswählen (in den meisten Fällen der E-Mail-Server für Bedienstete oder Studierende) und sich mit Ihren TUGRAZonline-Benutzerdaten einwählen. Weiters können sie hier den Modus wählen.

Alternativ dazu können Sie auch die Ressource Webmail von Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte auswählen; Sie werden dann automatisch im zuletzt genutzten Modus eingeloggt (gilt nicht für Avatar-Accounts, da diese keinen Zugang zu TUGRAZonline haben). Dies ist aber eigentlich ein technischer Umweg und funktioniert im Gegensatz zur erstgenannten Vorgehensweise nicht, wenn in TUGRAZonline gerade Wartungsarbeiten durchgeführt werden oder es andere Probleme im Zusammenhang mit TUGRAZonline und Webmail gibt.

Sollte sich der begrenzte Speicherplatz ihrer INBOX bemerkbar machen, so haben sie die Möglichkeit ihre E-Mails in einem Archiv zu speichern. Dadurch helfen sie sich selbst, denn das Verwalten einer vollen INBOX erfordert für den Mails-Server hohe Ressourcen und führt zu einer Verlangsamung ihrer Zugriffe sowie des gesamten Systemes.

Webmail bietet umfangreiche Möglichkeiten zu Kalender mit Terminverwaltung, zur Nutzung von Adressbücher sowie Notizen und Aufgaben. Diese können über eine Synchronisation auch auf Smartphones oder Kleinrechner-Systeme (E-Mail-Client) übertragen werden.

Der Modus Automatisch verwendet die zu ihrem Gerät/Browser passende Darstellungsform.

Im Modus Traditionell erhalten sie den bisher meist genutzten Zugang zum Webmail, wie er auch über das Icon in der Visitenkarte im TUGRAZonline aufgerufen wurde. Wird der dynamische Modus im Webmail deaktiviert, dann finden sie ihre gewohnte Umgebung (Aussehen, Schriftgrösse u.s.w.) wieder!

Der Modus Dynamisch eröffnet ihnen einen alternative Webmail-Desktop, in dem unter anderem drag & drop von E-Mails möglich sind. Dahinter verbirgt sich eine Programmierung in Asynchronous JavaScript and XML (AJaX). Sollte die Schriftgröße zu klein sein, so ändern sie diese mit der Tastenkombination Strg+ während sie im Webmail angemeldet sind.

Der Modus Mobil (SmartPhone) stellt ihnen die Funktionalität des Webmail in einer für mobile Geräte tauglichen Form zur Verfügung.

Der Modus Mobil stellt ihnen die Funktionalität des Webmail in Form einer einfachen Website (kein Grafik, nur textbasierende Links) zur Verfügung.

Melden sie sich in diesem Modus an, so haben sie z.B. die Möglichkeit per drag & drop einzelne oder mehrere E-Mails in Ordner zu verschieben oder sogar ganze Orner innerhalb der INBOX bzw. von der INBOX in das Archiv zu bewegen. Auch gelöschte E-Mails, die sich im Papierkorb befinden, können sie so einfach wieder zurück in die INBOX bzw. einen anderen Ordner holen.

Zu jedem Teil der Webmail-Funktionalität gibt es eigene Einstellungen, die ggf. anzupassen sind.

• Um über das Icon Webmail in der persönlichen Visitenkarte des TUGRAZonline neben der Inbox auch den Navigationsbaum zu sehen, ist unter Allgemeine Einstellungen → Anzeige-Einstellungen die Darstellung des Horde-Menüs zu aktivieren.
• Unter den erweiterten Einstellungen kann das Verhalten beim Löschen von E-Mails definiert werden.

Gehen sie in die allgemeinen Einstellungen und wählen sie die Anzeige-Einstellungen. Dort haben sie die Möglichkeit das Farbschema der TU Graz auszuwählen.

Um Anhänge von E-Mails zu entfernen, um z.B. Speicherplatz zu sparen, können sie dazu ein Icon verwenden. Damit diese Icon verfügbar ist, müssen sie unter den Benutzereinstellungen von Webmail in die Nachrichtenansicht gehen und dort bei dem obersten Eintrag den Hacken setzen.

Beachten sie dazu die Grafik unter Umlautproblemen.

Der Server unterstützt den Unicode-Zeichensatz UTF-8 und damit sollten die Umlaute etc. fehlerfrei dargestellt werden. Falls Umlaute bei Verwendung von Webmail nicht richtig ankommen, sollten Sie das Character-Set im Betriebssystem, im Browser und im Webmail gleich setzen; in Webmail erfolgt dies über Benutzereinstellungen → Webmail → Nachrichtenansicht.

Gehen sie in die Benutzereinstellungen von Webmail, klicken sie unter Sonstige auf Ordneransicht und treffen sie ihre Einstellungen.

Mit der oben gezeigten Auswahl werden auch System- bzw. Unterordner auf neue E-mails automatisch überprüft. Dies führt jedoch unweigerlich zur Verlangsamung des Systems, und die Verwendung sollte gut überlegt sein.

Jeder E-Mail-Client verwendet eine eigene Ordnerstruktur bzw. Ordnernamen. Mit der ersten Verbindung des Clients zu ihrem Mail-Account werden diese Ordner angelegt. Der Mail-Server selbst bietet per default folgende Ordner im Dateisystem an:

• announce
• archive
• inbox
• drafts
• sent-mail
• Postmaster
• Trasch
• spam

Typische Ordner in Abhängigkeit des Clienst sind:

1. Mac-Mail (Apple Mail To Do, ...)
2. Outlook (Deleted Messages, Sent Items, Sent Messages)
3. Thunderbird
4. Webmail (Notes, ...)

Durch geschickte Konfiguration der verwendeten Mail-Clients können sie jedoch selbst eine einheitliche Ordnerstruktur führen.

Um nach der Anmeldung bei Webmail sofort die Inbox dargestellt zu bekommen und die neueste E-Mail an oberster Stelle zu sehen, sind folgende Einstellungen nötig.

1. Gehen sie in die Allgemeine Einstellungen und wählen sie die Anzeigeeinstellungen aus. Setzen sie nachstehend gezeigte Werte für die Konfiguration.

2. Gehen sie sodann in die Benutzereinstellungen von Webmail und wählen sie die Ordnerübersicht. Dort treffen sie die gezeigten Einstellungen.

Wie sich gezeigt hat, führen unterschiedliche Situationen am Kleinrechner des Anwenders unter Umständen zu Problemen beim Aufruf von Webmail.

Einfache Lösungschritte, die Abhilfe schaffen, sind:

• den Link am Desktop löschen und eine neue Verknüpfung auf http://webmail.tugraz.at/ anlegen (rechte Maustaste)
• den Cache des Browsers leeren, alle Tasks des Browsers entfernen, dann neu starten
• Löschen der Cookies im Webbrowser und bei Anmeldung im Webmail den Modus Traditionell auswählen
• im Webmail anmelden und in den Benutzereinstellungen → Webmail → Sonstige den dynamischen Modus deaktivieren
• deaktivieren sie den Kompatibilitäts-Modus im InternetExplorer v8
• vorübergehend das Benutzerprofil in Firefox v8 deaktivieren
• eine aktuelle Version ihres Webbrowsers verwenden
• testweise einen anderen Webbrowser verwenden

Webmail hat statistisch in 24 Stunden zwischen 3500 und 9500 Aufrufe von bis zu mehr als 4000 verschiedenen Nutzern zu bearbeiten. Die Probleme einzelner Anwender finden ihre Ursache häufig (nicht immer) am lokalen Webbrowser bzw. Kleinrechner oder in der Webmailkonfiguration der Benutzer. Beachten sie dazu auch die Anleitungen und Konfigurationshinweise auf unserer Website; aktivieren sie bei Bedarf wieder den traditionellen Modus, wie weiter unten beschrieben.

Wir werden aber neben den zwei bisherigen noch zusätzliche weitere Front-End-Server in Betrieb nehmen, so dass dann ein flüssigeres Arbeiten möglich wird, außerdem suchen wir nach weiteren Möglichkeiten die Performance zu verbessern.

Eine wichtige Einstellung sollten sie überprüfen; sie können im Webmail das Durchsuchen von Ordnern nach neuen E-Mails deaktivieren. Dies empfiehlt sich, wenn sie viele Unterordner in ihrer INBOX führen; der Ordner INBOX wird jedoch immer durchsucht (viele E-Mails in der INBOX verlangsamen ihren Zugriff). Sie finden diese Option in den Benutzereinstellungen für Webmail unter der Ordneransicht.

Sollten sie hingegen über Filter automatisch neue E-Mails in diese Unterordner der INBOX bzw. des Archives verteilen, so sollten sie das automatische Durchsuchen dieser Ordner aktivieren.

Um den traditionellen Modus zu aktivieren ist wie folgt vorzugehen:

• melden sie sich bitte nicht über die Visitenkarte an, sondern klicken sie auf diesen Link
• tragen sie ihren Benutzernamen und das Kennwort ein, wählen sie den Modus Traditionell und als E-Mail-Server mail-Bedienstete bzw. sbox-Studierende

Sie sollten nun die gewohnte Umgebung sehen (Navigationsbaum, ungelesene E-Mails in Fett-Schrift etc.).

Um diese Ansicht auch zu erreichen, wenn sie sich über die persönliche Visitenkarte in TUGRAZonline anmelden, sind erst folgende Benutzereinstellungen im Webmail vorzunehmen:

• Klicken sie im Navigationsbaum unter Benutzereinstellungen auf Allgemein Einstellungen, öffnen sie dort die Anzeige-Einstellungen und setzen sie den Hacken bei Das Horde-Menü auf der linken Seite anzeigen. Dann klicken sie bitte auf speichern.
• Klicken sie dann im Navigationsbaum unter Benutzereinstellungen auf Webmail, öffnen sie dort unter Sonstige den Eintrag Dynamische Ansicht. Entfernen sie dort den Hacken und speichern sie die Einstellung.
• Klicken sie auf den Button Zurück zur Übersicht, klicken sie unter Sonstige auf Traditionelle Ansicht und treffen dort ihre gewünschten Einstellungen; speichern sie die Einstellung.
• Klicken sie auf den Button Zurück zur Übersicht, klicken sie unter Nachricht auf Nachrichten löschen und verschieben. Setzen sie den Hacken vor Beim Löschen von Nachrichten diese in den Papierkorb verschieben, anstatt sie als gelöscht zu markieren und speichern sie die Einstellung.

Melden sie sich nun vom Webmail ab und starten sie es erneut über die Visitenkarte in TUGRAZonline.

Dieser Effekt tritt auf, wenn sie z. B. in der INBOX auf eine E-Mail klicken oder die Seiten in der INBOX wechseln, sofern sie sehr viele E-Mails in ihrer INBOX haben. Die Ursachen liegen meist in einer unvollständigen Konfiguration ihres Webmail-Accounts. Achten sie insbesondere darauf, dass der Ordner für den Papierkorb zugewiesen wurde und dass in den persönlichen Einstellungen die komplette E-Mail-Adresse eingetragen ist.

Gehen sie in die Benutzereinstellungen für Webmail und rufen die das Interface für Nachrichten löschen und verschieben auf. Aktivieren sie die Papierkorb-Funktion und wählen sie den dafür zu verwendenden Ordner aus.

Überprüfen sie auch die sonstigen genannten Einstellungen. In der Regel sind damit auch derartige Probleme an mobilen Devices behoben.