Studierende werden im Zuge der Einrichtung eines TUGRAZonline-Accounts auch nach der gewünschten E-Mail-Adresse gefragt, diese wird dann automatisch angelegt.
Bedienstete können eventuell am Institut (bzw. der OE) einen lokalen E-Mail-Account erhalten, am zentralem IMAP-Server kann man einen E-Mail-Account jederzeit über die Bearbeitung der TUGRAZonline-Visitenkarte anlegen.
Alumnis bekommen Ihre Adresse über den alumni-Verein.

Wir behandeln hier in den FAQs nur den Fall der zentralen IMAP-Server des ZIDs.

Nachdem man sein Dienstverhältnis oder sein Studium beendet hat, wird der TUGRAZonline-Account deaktiviert und der damit verbundene E-Mail-Account gelöscht und auch Weiterleitungen etc. entfernt.
Für Bedienstete geschieht dies mit dem Tag des Ausscheidens, für Studierende i. Allg. entweder am 15. Dezember oder am 15. Mai, davor wird aber per E-Mail gewarnt und mitgeteilt, welche Dienste dann nicht mehr nutzbar sind.

Wenn sich Ihr Nachname ändert, dann können Sie eine neue E-Mail-Adresse bekommen.
Studierende wenden sich dazu an den Postmaster, Bedienstete können das selbst über die Bearbeitung der TUGRAZonline-Visitenkarte durchführen.
Die vorige E-Mail-Adresse bleibt ebenfalls gültig, beide Adressen zeigen auf die gleiche INBOX, eine Änderung des Benutzernamens ist nicht vorgesehen!

Vergessen Sie nach der Änderung Ihrer E-Mail-Adresse nicht, die Absender-Adresse in allen E-Mail-Clients, die Sie verwenden, zu korrigieren!

Sie können die E-Mails per Webmail bearbeiten oder Sie verwenden einen beliebigen anderen IMAP-fähigen E-Mail-Client, den Sie mit den E-Mail-Zugangsdaten konfigurieren.

Wenn Sie über Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte einzusteigen versuchen und Sie kommen nicht zu Ihren E-Mails, dann versuchen Sie zuerst, ob Sie sich direkt in Webmail anmelden können. Wenn das funktioniert, dann hat nur TUGRAZonline ein Problem, der E-Mail-Server und der Webmail-Client sind nicht betroffen.
Falls Sie sich auch direkt per Webmail nicht einwählen können, dann schauen Sie bitte in unseren Newsgruppen oder im RSS-Feed nach, ob dort Probleme gemeldet wurden, sonst melden Sie das bitte an das Webmail-Team, dort wird dann abgeklärt, ob nur Webmail oder doch auch der IMAP-Server selbst betroffen ist.

Das geschieht im Bereich „Filter“ im Webmail-Client

Das ist kein E-Mail-Problem - das E-Mail-Paßwort entspricht (Prinzip single credentials) dem TUGRAZonline-Paßwort.

Jeder User hat nur einen bestimmten Plattenplatz für E-Mails und es werden auch nur E-Mails bis zu einer bestimmten Größe angenommen (Werte für Limits).
Der aktuelle Platzverbrauch ist z.B. im Webmail in der Zeile „Speicherplatz-Kontingent“ sichtbar.
Vor allem der Platz, den gesendete E-Mails im Ordner sent-mail (oder Sent, etc.) verbrauchen, wird immer wieder vergessen, außerdem hängt es von Ihren Client-Einstellungen ab, ob E-Mails

• sofort gelöscht
• nur in den Papierkorb (Trash, trash oder Papierkorb - Achtung: diese Folder können bei verschiedenen Clients in den Voreinstellungen unterschiedlich heißen - wenn Sie also mit verschiedenen Clients zugreifen, kann es daher durchaus mehrere davon geben!) verschoben
• oder überhaupt nur als gelöscht markiert werden.

Bei Verwendung von Webmail ist der Ordner sent-mail u.U. erst zu abonnieren (über den Menüpunkt „Ordner“) und kann (je nach Einstellungen) auch automatisch periodisch umbenannt (z.B. sent-mail-MM-YYYY) werden.

Als gelöscht markierte E-Mails werden erst wirklich gelöscht, wenn Sie dann je nach Client „endgültig löschen“ oder „Ordner komprimieren“ aufrufen oder das für das Abmelden konfiguriert haben (auch danach können E-Mails von den Postmastern noch eine gewisse Zeit lang rekonstruiert werden).

Außerdem kann es bis zu 30 Minuten dauern, bis die Mailgates von den IMAP-Server „informiert“ werden, daß der User Platz geschaffen hat.

Haben Sie vielleicht mit einem mobilen Client (Smartphone) zugegriffen?
Dort sind die Voreinstellungen oft so, daß die E-Mails

• entweder sowieso vom Server auf das Mobiltelephon verschoben werden - sie sind dann nur mehr am Mobiltelefon vorhanden (bis man sie dort löscht)
• oder man löscht sie zwar nur am Mobiltelefon, beim nächsten Synchronisieren meldet der Client aber dann dem Server, daß diese E-Mails zu löschen sind

Im Prinzip sollte jeder gute E-Mail-Client mehrere Einstellungen zum Löschen von E-Mails haben, z.B.

• sofort löschen
• als gelöscht markieren
• in den Papierkorb verschieben

wenn Sie E-Mails also sofort löschen, dann ist das eigentlich ihr Problem (es gibt kein Backup außer für Desaster Recovery), trotzdem kann es aber natürlich passieren, daß man selbst mit einer sicheren Lösch-Methode irrtümlich doch wichtige Nachrichten löscht, daher werden E-Mails auf Serverseite erst nach einer bestimmten Verzögerung (7 Tage für Bedienstete, 3 Tage für Studierende) tatsächlich gelöscht. Wenn Sie sich innerhalb dieses Zeitraums an die Postmaster wenden, dann können E-Mails rekonstruiert werden.

Diese beiden Ordner werden vom System für Sie angelegt:

• announce ist ein Ordner, in den die Postmaster (und nur diese) Infos für alle Benutzer stellen können - diesen Ordner sollten Sie also nicht abbestellen, wenn Sie z.B. Infos vom ZID zum System (Abschaltungen etc.) erhalten wollen.
• archive ist ein Ordner auf einem separaten (kostengünstigeren) Filesystem, wodurch Ihnen zusätzlicher Mailspace zur Verfügung steht - ältere E-Mails sollten Sie vom Posteingang ins Archiv verschieben, da bei der E-Mailzustellung nur überprüft wird, ob im Posteingang genügend Platz zur Verfügung steht, nicht, ob Sie generell noch Platz hätten.
  Sollten Sie den archive-Ordner irrtümlich löschen, können Sie ihn über den Accountstatus in Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte wieder anlegen - die Daten sind dann allerdings verloren.

Da Webmail (und andere E-Mail-Clients) Attachments besonders bearbeiten (i.a. werden sie base64-kodiert), werden E-Mails mit Attachments um ca. 35% vergrößert (durch digitale Signaturen und Verschlüsselung u.U. noch mehr). Daher nimmt Webmail E-Mails nur bis zu einer Größe von 16 MB entgegen, damit die E-Mail dann nicht vom SMTP-Gateway zurückgewiesen wird. Bei anderen E-Mail-Clients können wir nicht genau sagen, um wieviel die E-Mail vergrößert wird, Sie sollten sich aber nicht wundern, wenn E-Mails mit Attachments, die kleiner als die Maximalgröße sind, nicht akzeptiert werden (als Richtwert: 15MB) - als webbasierte Alternative für größere E-Mails wird bigmail.TUGraz.at angeboten, eine weitere Erhöhung des Limits ist nicht mehr geplant!

An executable attachment (batch file, script file, program, etc)  was received with this email and has been discarded. It was replaced  with this message for your security. The sender has been informed that in order to send you this file they will need to use an archived and/or compressed format.

Erhalten Sie in einer E-Mail diese Nachricht, so bedeuted dies, daß der Sender eine Datei mit z.B der Endung .exe oder .com angehängt hat. Da manche Clients versuchen die Attachments direkt in den Speicher zu laden und darzustellen birgt dies ein großes Sicherheitsrisiko sich mit Malware zu infizieren.

Unterbundene Anhangs-Endungen sind:
.bat .cmd .com .dll .exe .inf .js .jse .pif .reg .scr .vb .vbe .vbs .wsf .wsh

Der Sender der Nachricht erhält einen Hinweis die Datei in eine ZIP-Datei zu verpacken.

We received a message claiming to be from you which contained an executable attachment (batch file, script, program, etc). In order to protect users from malicious programs, we do not accept these file types thru this mail server. If you need to send the file to it's intended recipient, you must send it in an archived and/or compressed format.

Generell müssen ausführbare Programme (executables) auch aus dem TUGnet immer als Archiv versandt werden!

Dafür gibt es mehrere Antworten:

1. wahrscheinlich stehen Sie im Bcc der Adresse, dann können Sie das nicht sehen, weil das von den meisten E-Mail-Servern weggeschnitten wird
2. Einer der Originalempfänger (To, Cc oder Bcc) hat eine automatische Weiterleitung auf Ihre Adresse eingerichtet, das sehen Sie zwar auch nicht, aber eventuell kann man über den Header der E-Mail feststellen, daß die E-Mail vorher schon an einen anderen Server geschickt wurde
3. Jemand schickt Ihnen diese E-Mail aktiv weiter - manche E-Mail-Clients kennen 2 Arten von solchen Weiterleitungen: mit Veränderung der Originalnachricht (z.B. in Webmail durch Weiterleiten) und ohne Veränderung der Originalnachricht (in Webmail mit Umleiten), dann stehen Sie nicht in der Empfänger-Zeile

Dafür kann es mehrere Gründe geben, u.a.

• Sie haben diesen Absender (ungewollt, bei Verwendung von Webmail mit Firefox unter Linux z.B. über die Tastenkombination Alt+B, Firefox und MacOS X mit Alt+C) in Ihre Ausschlußliste aufgenommen.
  Lösung: Überprüfen Sie daher zuerst immer die Ausschlußliste in Webmail, da der Absender in diesem Fall keine Benachrichtigung erhält, weil die E-Mail ja vom Server angenommen wurde!
• Die E-Mail hat unsere E-Mail-Server gar nicht erreicht, sondern wurde vielleicht nur zu unserem Nolisting-Server geschickt.
  Lösung: Der Absender muß seinen Admin fragen, wohin die E-Mail verschickt wurde. Ist das nur mx0.tugraz.at, dann ist der Server des Absenders falsch konfiguriert.
• Aufgrund bestimmter formaler Tests werden manche E-Mails abgelehnt, aber nie einfach verworfen: es ergeht (wenn technisch möglich) immer eine Fehlermeldung an den zustellenden Server (nicht an den vermeintlichen Absender!). Lösung: Sie können im Accountstatus in Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte festlegen, ob Sie E-Mails von mehrfach in OSRs gelisteten Servern erhalten wollen oder nicht (die Voreinstellung lehnt E-Mails von solchen Servern ab). Bei gewünschter Zustellung wird trotzdem ein Header-Eintrag hinzugefügt, der auf die OSRs hinweist. Falls man E-Mails von OSRs akzeptiert, dann werden auch die anderen formalen Filter und Greylisting deaktiviert. Gilt nur für die in der Visitenkarte angegebene Adresse.
• Bei Exchange-Servern passiert es immer wieder, daß (z.B. nach einem Update) die TLD des Servers auf local geändert wird, das ist aber eine reine Testdomain und darf daher gemäß RFC 2606 nicht für Produktionssysteme verwendet werden!
  Der zustellende Server wird aber davon informiert und er sollte den Absender informieren, die Administratoren könnten das dann in wenigen Minuten beheben.

Unter Umständen ist obiger Punkt umgekehrt angewandt worden. Sie sollten sich (wenn das Problem weiter besteht) mit dem Administrator des E-Mail-Servers der Gegenseite in Verbindung setzen oder eine E-Mail mit den Daten des Adressaten und dem Zeitpunkt des Versands an die Postmaster schicken.

Prinzipiell haben das Empfangen von E-Mails (bei uns IMAP) und das Versenden von E-Mails (SMTP) relativ wenig miteinander zu tun, d.h. wenn z.B. Senden funktioniert muß das Empfangen nicht automatisch auch funktionieren und vice versa.

Wenn es Probleme dabei gibt, checken Sie folgende Liste:

• Haben Sie die korrekten Einstellungen vorgenommen?
  Lesen Sie bitte unter Eckdaten zum E-Mail-Account und in der Beispielkonfiguration Thunderbird nach. An der TU Graz muß man sich für beide Dienste (also IMAP und SMTP) mit dem TUGRAZonline-Account authentifizieren (und damit autorisieren).
• Hat sich Ihr TUGRAZonline-Paßwort geändert?
  Wenn ja: das muß - falls es im E-Mail-Client abgespeichert wurde - in den E-Mail-Einstellungen (sowohl für den IMAP- als auch für den SMTP-Server) nachgetragen werden!
• Wurde eine E-Mail, die Sie versenden wollten, als Spam eingestuft?
  Wir geben Ihnen in der Fehlermeldung den Grund dafür an - ändern Sie das Format Ihrer E-Mail entsprechend ab! Die TU Graz landet sonst (auch durch gehackte Accounts) eventuell auf Blacklists und das müssen wir verhindern!
• Sie bekommen eine Fehlermeldung, daß eine E-Mail nicht angekommen ist, aber Sie haben diese E-Mail gar nicht versandt?

An der TU Graz muß man sich für das Versenden von E-Mails (SMTP) mit dem TUGRAZonline-Account authentifizieren (und damit autorisieren).
Wenn Sie E-Mails an interne Adressen versenden können, an externe aber nicht, dann haben Sie entweder noch kein Paßwort für den SMTP-Server eingegeben oder Sie haben nach einer Äenderung des TUGRAZonline-Paßworts vergessen, es auch im E-Mail-Client für den SMTP-Server zu ändern.

Die Tastenkombination „ctrl-L“ für „@“ auf einer deutschen Tastatur funktioniert nicht, außer man deaktiviert die Access Keys (= Shortcuts) in den Webmail-Optionen

Nicht personenbezogene E-Mail-Accounts (Avatare) sind aus Sicht der E-Mail-Server vollwertige IMAP-Accounts - allerdings aber keine SMTP-Accounts, d.h. zum Versenden von E-Mails verwendet jeder User seinen eigenen TUGRAZonline-Account.

1. Die Suche nach Studierenden ist aus Datenschutzgründen nur (ausgewählten) Bediensteten erlaubt.
2. Für die Suche nach Bediensteten der TU Graz gibt es eine Datenbank als Quelle für alle Daten: TUGRAZonline. Daher ist die Suche nach Bediensteten in TUGRAZonline der erste Weg um E-Mail-Adressen der TU Graz zu finden, hier können Bedienstete (authentifiziert) auch nach den Adressen von Studierenden suchen
3. Falls TUGRAZonline (z.B. im Wartungszeitfenster) nicht verfügbar ist, kann man z.B. auch über den Suchserver abfragen
4. Innerhalb des TUGnets kann man den LDAP-Server auch direkt im E-Mail-Client eintragen
5. Für Firefox ist ein Add-On verfügbar

und deren Erklärung