0. Bei Massenaussendungen (also Nachrichten, die viele Benutzer erreichen sollen) ist zu überlegen, ob nicht eine der Newsgroups (z.B. news://news.TUGraz.at/tu-graz.anzeigen.veranstaltungen) und/oder die Announce-Folder auf den zentralen E-Mail-Servern die bessere Möglichkeit darstellen.
   Vorteil: Die Nachricht wird nur ein einziges Mal gespeichert, auf die Newsgruppen haben auch externe Besucher weltweit Zugriff.

   Verteilerlisten in TUGonline sollten, damit sie ihren Zweck - rasche und sichere Information von Angehörigen der TU Graz - erfüllen können, nicht inflationär eingesetzt werden, da die Nachrichten sonst von immer mehr Usern wie Spam behandelt werden.
   Im Header ist anzugeben, an welchen Verteiler (z.B. EDV-Beauftragte, alle Studierende, ...) die E-Mail geschickt wird, damit dem Empfänger klar ist, warum er diese Nachricht erhält (wird von TUGRAZonline-Verteilern automatisch eingefügt)

   Falls sich die Aussendung an sehr viele externe Adressen wenden soll, bieten wir ein Service über unseren Listserver an.

1. E-Mails sollten - wenn möglich - als reine Textnachrichten („plain text“) versandt werden.
   Vorteil: alle E-Mail-Programme („E-Mail-Clients“, z.B. auch viele Mobiltelephone) können damit umgehen und die Datenmenge bleibt klein!
2. Wenn ein bestimmtes Format unbedingt (?) notwendig ist, dann kann die Nachricht in HTML (dem Webformat) und reinem Text versandt werden („multipart“: mehrere Formate in einer Nachricht).
   Gute E-Mail-Programme (Anmerkung: Outlook (Express) wird von uns nicht empfohlen!) machen das in der Einstellung „HTML“ automatisch, reine HTML-Nachrichten werden oft als E-Mail-Müll („Spam“) eingestuft.
   Vorteil: E-Mail-Programme, die mit HTML nichts anfangen können, sehen den reinen Textteil, die Nachricht wird allerdings ca. 3-4x so groß wie eine reine Textnachricht
3. Falls ein bestimmtes Format zwingend notwendig ist (z.B. für offizielle Aussendungen - Achtung mit gescannten Unterschriften!), dann die Nachricht als HTML- oder pdf-Datei auf einem Web- oder ftp-Server ablegen und in der E-Mail nur einen Link dorthin versenden.
   Vorteil: es entsteht am Web- oder ftp-Server parallel gleich ein Archiv.
   Für die meisten Betriebssysteme gibt es inzwischen zwar Programme, mit denen man pdf-Dateien betrachten kann („pdf-Reader“), trotzdem ist der Variante HTML der Vorzug zu geben
4. Für große Attachments muß ftp (oder „Bigmail“) verwendet werden - Grund:
   E-Mail-Server nehmen i.a. nur E-Mails bis zu einer definierten Größe, die von System zu System variiert, an. Im Falle einer Massenaussendung ist der in Punkt 3 skizzierte Weg zu beschreiten.
   
5. Sollten Sie wirklich Word-Dokumente verschicken müssen, so achten Sie bitte darauf, daß Sie die Korrekturen nicht mitsenden - speichern Sie daher das fertige Dokument mit „save as“ - es wird dadurch i.a. kleiner und der Empfänger kann die vorigen (vielleicht nicht für ihn bestimmten) Versionen nicht mehr rekonstruieren.

   Als Beispiel: eine Worddatei, in der eigentlich nur schwach formtierter Text steht, braucht im Schnitt ca. 100x mehr Speicherplatz (und beim Versenden dann natürlich auch Netzressourcen) als die inhaltlich völlig entsprechende Textdatei und braucht, um gelesen werden zu können, ein Programm, das mit doc-Dateien umgehen kann - nicht jeder Empfänger hat aber ein solches Programm installiert!

Allgemein:

Wenn Sie E-Mails an viele Empfanger versenden, dann verwenden Sie bitte BCC (blind carbon copy) - Begründung:

1. es geht i.a. niemanden etwas an, wer noch alles in dem Verteiler drinnen steht, eventuell sogar mit E-Mail-Adressen, die nicht allgemein bekannt sein sollen
2. wenn der Rechner eines der Empfänger mit Malware verseucht ist, dann haben alle anderen Empfänger mit vermehrtem Spam-Aufkommen zu rechnen

Bei sehr vielen Empfängern (100+) ist es besser einen Verteiler-Server zu verwenden, der ZID bietet ein solches Service über den Listserver an.

Speziell in TUGRAZonline:
Veranstaltungshinweise sind nicht mit TUGRAZonline-Verteilern zu verschicken sondern sind in den Veranstaltungskalender der TU Graz einzutragen, können zusätzlich in einer dafür extra eingerichteten Newsgruppe angekündigt werden und können (wenn wirklich notwendig) vom Postmaster im allgemein zugänglichen Ordner „announce“ am IMAP-Server abgelegt werden.
Für Stellenanzeigen wurde extra die Newsgroup tu-graz.anzeigen.arbeitsmarkt eingerichtet, TUGRAZonline-Verteiler sind also nicht der richtige Weg für solche Inserate!

Nicht zeitkritische Aussendungen an alle Studierenden sollten generell über den „announce“-Folder im Wege des Postmasters erfolgen!

Auch ein E-Mail ist i.a. eine Form der Kommunikation, die zwischen Menschen statt findet: auch wenn Ihnen der Kommunikationspartner nicht direkt gegenüber steht oder sitzt, sollten Sie daher gewisse Regeln („Internet-Knigge“) beachten.

Zu beachten ist auch der Umgang mit langen Internetadressen (URLs) in E-Mails: diese werden je nach Programm u.U. abgeschnitten und die Links funktionieren dann nicht (z.B. bei Aussendungen von Portal-Links über TUGRAZonline) - in diesem Fall sollten Sie per tinyURL.com eine kurze Adresse erzeugen, die dann problemlos versandt werden kann.

Viele Betriebssysteme emöglichen es „Screenshots“ sofort als Bild abzuspeichern - Microsoft Windows bietet dazu ab Vista bzw.7 das Programm Snipping Tool - für XP gibt es ein Freeware-Programm mit ähnlicher Funktionalität: Snipping Tool Plus.

Auch dafür haben sich im Internet über viele Jahre Konventionen entwickelt, an die man sich halten sollte.