Die archive-Folder der IMAP-Server des ZID

Die E-Mails eines Benutzers liegen am IMAP-Server auf 2 verschiedenen Filesystemen:

1. Posteingang (inbox)
   Hierher werden (falls nicht spezielle Filter gesetzt sind) einlangende E-Mails zugestellt, solange auf diesem Filesystem für diesen Benutzer noch Platz vorhanden ist. Dieser Plattenplatz ist sehr teuer, daher ist eine Erweiterung nur sehr schwer finanzierbar, daher muß dieser Speicherplatz von den Usern regelmäßig frei gemacht werden.
2. archive
   Dieses Filesystem ist ein erweiterter Speicherplatz, der allen Benutzern zur Verfügung steht. Der zugehörende Ordner wird beim Erstellen des E-Mail-Accounts automatisch eingerichtet, er kann jedoch auch über TUGRAZonline gelöscht bzw. wieder angelegt werden. (Noch nicht fertig implementiert.)

Auf gleicher Ebene findet sich noch der Ordner announce, der nur für die Postmaster beschreibbar ist und der für Aussendungen an alle E-Mail-Kontoinhaber verwendet wird.

Struktur im Ordnerbaum

Arbeiten mit den beiden Filesystemen

Wenn der Speicherplatz des Posteingangs voll ist werden neu einlangende Nachrichten abgewiesen. Um das zu verhindern gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Löschen von nicht mehr gebrauchten E-Mails
   Das ist natürlich der zu bevorzugende Weg - E-Mails, die man nicht mehr braucht, sollten tatsächlich gelöscht werden
2. Verschieben von E-Mails auf „lokale“ Platten (können natürlich auch Netzwerkplatten sein)
   Das entlastet zwar den E-Mail-Server, die E-Mails sind dann aber nur auf den Rechnern zugänglich, die Zugriff auf die „lokale“ (Netzwerk-)Platte haben
3. Verschieben von E-Mails in den archive-Folder
   • Das kann händisch (z.B. per Mouse-Drag&Drop), durch serverseitige oder durch clientseitige Filter geschehen.
   • Ab Thunderbird 3.0 gibt es die Funktion „Diese Nachricht archivieren“.
     In der Defaulteinstellung wird dabei ein Ordner Archives (in der deutschen Version als Archiv dargestellt) in der Inbox angelegt (was die Inbox nicht entlastet) und die E-Mails in Unterordner mit der Jahreszahl der zu archivierenden Nachricht kopiert.
     In den Kontoeinstellungen jedes Kontos kann man im Bereich „Kopien & Ordner“ festlegen, wo dieser Ordner Archiv angelegt werden soll - statt „Ordner Archiv in [Kontoname]“ wählt man dann z.B. „Anderer Ordner - [Kontoname] - archive - [Username] - Archiv“.
     Mit dem Thunderbird-Add-on „Message Archive Options“ kann man dann definieren, wie die Unterordnerstruktur aussehen soll, ab Version 0.3.2 wird man die Struktur der Inbox automatisch ins Archiv übernehmen können.
     Nicht vergessen auch diesen Bereich dann regelmäßig zu sichern (auf DVD brennen etc.)