Die Ordnerstruktur wird im E-Mail-Clients wie z. B. Thunderbird im Prinzip wie folgt dargestellt:

Beispielhaft ist links in der Grafik der Posteingang mit den Standard-Ordnern und einigen selbstdefinierten Ordnern gezeigt, der announce- und der archive-Ordner, dazu auch noch die freigegebenen Ordner von zwei anderen Benutzern, die abonnierten RSS-Feeds, die lokalen Ordner und die abonnierten Usenet-Newsgroups.

Die Darstellung in Webmail weicht davon etwas ab, dort erscheinen Unterordner der Inbox auf der gleichen Ebene. Die linke Grafik zeigt den Traditionellen Modus, die rechte den Dynamischen.

Wenn der Speicherplatz des Posteingangs voll ist, werden neu einlangende Nachrichten abgewiesen. Um dies zu verhindern, gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails. Das ist natürlich der zu bevorzugende Weg - E-Mails, die man nicht mehr benötigt, sollten tatsächlich gelöscht werden.
2. Verschieben von E-Mails auf „lokale" Platten (dies können natürlich auch Netzwerklaufwerke sein). Das entlastet zwar den E-Mail-Server, die E-Mails sind dann aber nur auf den Rechnern zugänglich, die einen Zugriff auf die „lokale" (Netzwerk-)Platte haben.
3. Verschieben von E-Mails in den archive-Folder.

• Das kann händisch (z.B. per drag & drop) erfolgen oder durch Server-seitige bzw. durch Client-seitige Filter geschehen.
• Ab Thunderbird 3.0 gibt es die Funktion „Diese Nachricht archivieren": In der Defaulteinstellung wird dabei ein Ordner Archives (in der deutschen Version als Archiv dargestellt) in der Inbox angelegt (was die Inbox nicht entlastet) und die E-Mails in Unterordner mit der Jahreszahl der zu archivierenden Nachricht kopiert (diese Ordner müssen dann im Client u.U. erst abonniert werden, damit man darauf zugreifen kann). In den Kontoeinstellungen jedes Kontos kann man aber im Bereich „Kopien & Ordner" festlegen, wo dieser Ordner Archiv angelegt werden soll - statt „Ordner Archiv in [Kontoname]" wählt man dann z.B. „Anderer Ordner - [Kontoname] - archive - [Username] - Archiv". Mit dem Thunderbird-Add-on Message Archive Options kann man dann definieren, wie die Unterordnerstruktur aussehen soll, neuere Versionen sollten die Struktur der Inbox automatisch ins Archiv übernehmen können.

Nicht vergessen: auch diesen Bereich sollten Sie dann regelmäßig sichern (auf DVD brennen etc.); wir erstellen keine Sicherungskopien!

Benutzer von Apple Mail müssen in den Einstellungen den IMAP-Pfad-Präfix ändern, damit sie auf archive und announce Zugriff haben.

Dieser Ordner wurde automatisch bei der Erstellung ihres Accountes angelegt. Sollte der persönlich archive-Ordner nicht verfügbar sein, so wurde er evtl. versehentlich oder unwissentlich gelöscht. Er kann jedoch über die persönliche Visitenkarte im TUGRAZonline unter Bearbeitung des Accountstatus wieder angelegt werden.

Auf gleicher Ebene wie die INBOX befindet sich der Ordner announce, der nur für die Postmaster beschreibbar ist und der für Aussendungen an alle E-Mail-Kontoinhaber verwendet wird.