Der „Erstkontakt“ erfolgt (gemäß MX-Records) i.a. mit dem Server mx0.tugraz.at, einem Server, der niemals E-Mails annimmt („Nolisting“), danach geht es zum „Server“ mailgate.tugraz.at (in Wirklichkeit ein Server-Cluster hinter 2 redundanten Loadbalancern). Dort werden mehrere Tests durchgeführt (Malware- und Spam-Test; Überprüfung, ob die Adresse gültig ist, ...) und dann werden die E-Mails auf die passenden Server (z.B. Server des ZIDs oder Instituts-Server) verteilt und dort in die richtigen Inboxen zugestellt. Auf den Servern des ZID liegen diese Inboxen in einem mit den IMAP-Servern verbundenen SAN, werden aber für Systemausfälle auch auf ein 2. System gespiegelt und dort in einem (billigeren) DAS abgelegt, d.h.es gibt ein Ersatz-System („Sync-Server“) mit den gleichen Daten wie auf dem Hauptsystem, jedoch kein E-Mail-Backup.

Abholen kann man die E-Mails mit E-Mail-Programmen, die IMAPS verstehen bzw. mit unserem webbasierten „Server“ webmail.tugraz.at (in Wirklichkeit ebenfalls ein Server-Cluster hinter den Loadbalancern), der ebenfalls per IMAPS mit den E-Mail-Servern kommuniziert.

Der „LDAP-Server“ ist ebenfalls wieder ein Cluster aus 2 Servern, die hinter den redundanten Loadbalancern stehen.

Im Prinzip müssen alle E-Mails (authentifiziert) über den SMTP-„Server“ mailrelay.tugraz.at versandt werden (wieder ein Cluster hinter den Loadbalancern). Falls Ihr Institut aber einen Instituts-E-Mail-Server betreibt, dann ist es theoretisch möglich, daß Sie Ihre E-Mails über den Instituts-E-Mail-Server versenden (der dann die E-Mails von sich aus authentifiziert über den „Server“ mailrelay verschickt).
Als weitere Alternative kann Webmail verwendet werden, das natürlich die E-Mails ebenfalls über den Servercluster mailrelay verschickt.