Keine zentrale Sicherung der E-Mails - warum?

Dafür gibt es mehrere Gründe, u.a.

Die E-Mails sind auf RAID-Systemen gespeichert und zusätzlich auf ein Ersatzsystem (Fallbacksystem) gespiegelt, wodurch es ziemlich sicher ist, daß das System keine Daten „verliert“, da das Ersatz-/Fallback-System immer mit dem Mastersystem synchron ist (d.h. aber auch, daß E-Mails, die Sie löschen, am Ersatzsystem ebenfalls gelöscht werden!).
Am IMAP-Server werden gelöschte E-Mails eine gewisse Zeit zwischengespeichert (Cache), d.h. auch auf irrtümliche Löschung durch Benutzer kann in einem relativ kurzen Zeitfenster von 7 (mail) bzw. 3 (sbox) Tagen reagiert werden (delayed expunge).
IMAP-Clients lassen sich i.a. so konfigurieren, daß beim Löschen Dateien nicht sofort gelöscht, sondern zB zuerst nur in einen Papierkorb verschoben werden - das verhindert unabsichtliches Löschen durch den Benutzer (dringend empfohlen!).
Ein dauerndes echtes Sichern (mit Historie bzw. Generationen: z.B. Stand der E-Mails vom 13. August 2007) würde die Performance des Systems empfindlich stören.
Es kommen täglich tausende neue E-Mails, die von den Usern (fast) sofort gelöscht werden (z.B. Spam) - wozu diese also sichern? Eine gesetzliche Notwendigkeit besteht im Falle der TU Graz nicht.
E-Mails, die nicht (sofort) gelöscht werden, bleiben oft sehr lange am Server - wozu diese jedesmal sichern? (Und inkrementelles Sichern macht die Datenrestaurierung wieder ziemlich langwierig).
Das zentrale, automatisierte Backup-System wird mit einer derart großen Zahl kleiner Dateien nicht fertig.
Eine Lösung mit Snapshots des Filesystems des Fallbackservers ist geplant, Umsetzung offen.

E-Mail-Sicherung

Wir schlagen vor, daß Sie sich die E-Mails, die Sie gerne gesichert hätten, auf ein lokales oder noch besser auf ein Netzwerk-Laufwerk kopieren, das (z.B. von Ihrem Institutsadministrator) regelmäßig gesichert wird.

Wie bekomme ich die E-Mails auf eine andere (lokale) Platte?

Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit die E-Mails nach von Ihnen definierten Kriterien automatisch in verschiedene Folder zu verteilen, diese Folder können auch auf einer lokalen Platte liegen.
Nachteil: auch relativ aktuelle E-Mails sind dann von anderen Rechnern aus nicht mehr zugänglich, außer die „lokale“ Platte ist in Wirklichkeit ein Netzlaufwerk, das Sie auch von anderen Rechnern aus erreichen können.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, daß Sie in E-Mail-Programmen mit graphischen Oberflächen einzelne E-Mails oder ganze Ordner markieren und dann per Maus in einen anderen Ordner verschieben, der z.B. auf einem Laufwerk liegt, das regelmäßig gesichert wird.
Sie können aber auch ganze Ordner in eine Datei sichern, indem Sie über Webmail einen Ordner aussuchen und diesen z.B. als ZIP-Datei herunterladen.
Wenn Sie später doch auf einzelne E-Mails dieser Datei zugreifen wollen, dann müssen Sie diese Datei entpacken, im E-Mail-Programm einen lokalen Ordner anlegen und die entpackte Datei über die dadurch entstandene leere Datei kopieren, die Daten können dann im E-Mail-Programm wieder bearbeitet werden