Jeder Inhaber der TUGRAZonline-Funktion Verwalter zentraler Softwarelizenzen ist für die Anforderung an den ZID, dessen Zuteilung und lizenzrechtlicher Nutzung an der Institution zuständig und verantwortlich, für welche diese Software-Lizenz angefordert bzw. angeschafft wurde. Eine TU-interne Übertragung der Lizenz ist nur über die Software-Datenbank vorzunehmen.

Die ergänzenden Richtlinien zur Nutzung von Software an der TU sind zu beachten und einzuhalten.

Der ZID schließt Campus- und Rahmenverträge ab und führt gemeinsame Anschaffungen von Software-Produkten durch, falls eine größere Stückanzahl benötigt wird, es sich um ein strategisch wichtiges Produkt handelt oder dadurch große Preisnachlässe bzw. spezielle Konditionen möglich sind.

Die Kosten für Einzellizenzen von fachspezifischen Softwareprodukten auf zentralen Rechnern werden vom ZID übernommen oder anteilig mitfinanziert, wenn die Software für die Lehre eingesetzt wird und an mehreren Instituten Verwendung findet. Es wird aber i.d.R. - genauso wie für Einzellizenzen spezieller Software auf Institutsrechnern - eine Beteiligung des Institutes vorausgesetzt.

Institute können Software, die nicht vom ZID angeboten wird, direkt beim Fachhandel erwerben und aus eigenen Budgetmitteln begleichen. Ebenso können die Kosten für Updates zu bestehenden Software-Produkten sowie Kosten für Software-Wartungsverträge aus diesen Mitteln der Institute bezahlt werden.

Die Buchhaltung der TU Graz hat in Zusammenarbeit mit einem Steuerberatungsbüro eine Tabelle erarbeitet, die für alle möglichen Vertragstypen (Neukauf, Update, Miete, ...) auflistet, wohin die Steuern abzuführen sind.

Bei den meisten Software-Produkten, die an der TU Graz im Einsatz sind, handelt es sich um Academic- oder Education-Lizenzen. Die Lizenzbedingungen implizieren, dass eine kommerzielle Verwertung von Produkten bzw. Forschungsergebnissen, die mit solcher Software erstellt wurden, nicht erlaubt ist. Hierfür ist eine nicht-akademische Vollversion der Software zu erwerben.

Neben den vom ZID genutzten Lieferanten sind viele Produkte auch über das Internet bestellbar. Ein gut sortierter Anbieter wissenschaftlicher Software ist der Händler Academic-Center. 

Achten sie auf eine korrekte Bestellung, so dass die Steuer in dem richtigen Land abgeführt werden kann und es zu keinen Neuanforderungen von Rechnungen kommt.